Kassensysteme: Meldepflicht startet ab 2025
Nach der gesetzlichen Regelung des § 146a der Abgabenordnung (AO) müssen bestimmte elektronische Aufzeichnungssysteme (insbesondere elektronische Kassensysteme und Registrierkassen) seit 1. Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Das Bundesfinanzministerium hat nun den Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Abs. 4 AO kommuniziert. Wir klären, was das für Sie bedeutet.
Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems im Sinne des § 146a Abs. 1 erfasst, hat dem Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung Folgendes mitzuteilen:
- Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen,
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
- Art und Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
- Seriennummer,
- Datum der Anschaffung und der Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems.
Das elektronische Mitteilungsverfahren wird ab dem 1. Januar 2025 über »Mein ELSTER« und die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung stehen. Die Mitteilung kann wie folgt vorgenommen werden:
- per Direkteingabe im ELSTER-Formular »Mitteilungsverfahren nach § 146a Abs. 4 AO« auf www.elster.de,
- per Upload einer XML-Datei auf www.elster.de in »MEIN ELSTER« oder
- per Datenübertragung aus einer Software via der ERiC-Schnittstelle.
Die Mitteilung von vor dem 1. Juli 2025 angeschafften elektronischen Aufzeichnungssystemen ist bis zum 31. Juli 2025 zu erstatten.
Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen. Dies gilt ebenfalls für ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene elektronische Aufzeichnungssysteme. Dabei ist zu beachten, dass bei der Mitteilung der Außerbetriebnahme vorher die Anschaffung mitzuteilen ist.
Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen wurden und im Betrieb nicht mehr vorgehalten werden, sind nur mitzuteilen, wenn die Meldung der Anschaffung zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgt ist. Gemietete oder geleaste elektronische Aufzeichnungssysteme stehen angeschafften Systemen gleich.
Das Bundesfinanzministerium geht in seinem Schreiben auch auf das Mitteilungsverfahren für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler ein, das ebenfalls ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung steht.
Hier wird unter anderem ausgeführt, dass von einer Mitteilung für solche EU-Taxameter und Wegstreckenzähler abzusehen ist, die ohne eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verwendet werden. Dies gilt bis zur Implementierung der Sicherheitseinrichtung, längstens aber für den Zeitraum der Nichtbeanstandung, das heißt bis zum 31. Dezember 2025.
Unser Praxistipp
Das Bundesfinanzministerium hat unter www.iww.de/s11221 einen Fragen-Antworten-Katalog veröffentlicht. Hier werden unter anderem Fragen zum Kassengesetz, zur Belegausgabepflicht und zur technischen Sicherheitseinrichtung beantwortet.
Quelle: BMF-Schreiben vom 28.6.2024, Az. IV D 2 - S 0316-a/19/10011 :009, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 242593; BMF, FAQ unter www.iww.de/s11221
