Postversand in Unternehmen neu organisieren – Was kann die E-Post?

Die Funktionsweise ist relativ simpel. Mit den neuen Briefpostsystemen wird ein Brief als Druckauftrag direkt aus einem Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word über einen Druckertreiber an einen externen Server verschlüsselt gesendet. Dort kann man sich das Dokument als Druckvorschau anzeigen lassen und anschließend im Druckzentrum freigegeben. 

Durch die E-Post entfallen Druck, Kuvertieren und Frankieren genauso wie die Übergabe der fertigen Briefe an die Deutsche Post AG. Trotzdem bekommt der Empfänger einen gewohnten Brief. Die Hybrid-Lösungen bieten dem Handel einige Vorteile. Die wichtigsten sind hier zusammengestellt:

1. Einfache Einrichtung und Nutzung: Die Web-Anwendungen sind einfach zu implementieren und zu verwenden. Das Unternehmen meldet sich im digitalen System einmal an und der Kunde bekommt durch den Briefträger in seinen Briefkasten einen normalen Brief physisch zugestellt. 
2. Kostenersparnis und Effizienz: Durch den Service können Betriebe ihre Versandkosten senken, da Druckerkosten (Papier, Toner, …) und Arbeitszeit entfallen. Das System bietet eine klare Übersicht über den gesamten Postverkehr. Man kann leicht nachvollziehen, welche Briefe versendet wurden und welche noch ausstehen. Briefe können auch digital verwalten werden (beispielsweise in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert), was Zeit und Aufwand spart. 
3. Flexibilität: Der Service kann standortunabhängig auch aus dem Homeoffice oder von unterwegs genutzt werden. 
4. Datensicherheit: Laut Aussage der Anbieter gewährleisten die Systeme eine sichere Kommunikation nach Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Durch SSL-Verschlüsselung sind die übermittelten Daten geschützt.

Unternehmen sollten die Vorteile der E-Post sorgfältig abwägen, um festzustellen, ob diese Lösungen zu einer effizienteren Gestaltung ihrer Arbeitsabläufe beitragen können. Die freigewordenen Ressourcen können dann für andere wichtige Aufgaben genutzt werden, wodurch die Effizienz des Unternehmens weiter gesteigert wird.