Vorsorge für den Notfall: Diese Vorkehrungen sollten Sie treffen

In einer Praxis laufen fast immer alle Fäden beim Inhaber zusammen. Er ist der alleinige Verantwortliche, hat den Überblick über die wirtschaftliche Situation, über Verträge und Vereinbarungen. Das Team, die Angehörigen beziehungsweise die Erben stehen beim Ausfall des Inhabers vor dem Problem, sich einen Überblick über die wirtschaftliche Lage, die Abläufe und die Rechtsbeziehungen des Betriebes machen zu müssen, haben aber – wenn überhaupt – nur einen partiellen Einblick in die Verhältnisse des Unternehmens.

Die Mitarbeiter kennen zwar die Patienten und die Organisation, wissen aber wenig über Verträge oder Geschäftsvorfälle. Den umfassendsten Kenntnisstand hat meist noch der Steuerberater. Er überblickt die wirtschaftliche Situation und weiß über die betrieblichen und privaten Vermögensverhältnisse Bescheid. Damit die Angehörigen nicht in diese schwierige Situation kommen, sollte man frühzeitig vorsorgen.

Der Praxisinhaber sollte bestimmen, wer im Notfall sowohl im privaten wie im betrieblichen Bereich welche Entscheidungen treffen soll und dies in einer Betreuungsverfügung oder Vorsorgevollmacht festlegen. Diese Verfügungen, zu denen auch die Patientenverfügung gehört, sorgen dafür, dass im Krankheitsfall nach dem Willen des Erkrankten gehandelt wird.

In der Vorsorgevollmacht legt der Vollmachtgeber fest, wer Entscheidungen treffen kann, wenn man selber durch Krankheit oder Unfall dauernd oder vorübergehend Handlungseingeschränkt ist. Die in der Vollmacht genannten Personen müssen eingeweiht sein und Zugang zu der Vollmacht haben. Übrigens: Ohne dieses Dokument droht eine durch das Amtsgericht initiierte Betreuung! Auch Bankvollmachten sind wichtig, damit finanzielle Geschäfte getätigt werden können. Die Finanzinstitute haben in der Regel eigene Vollmachten. Für Grundstücksgeschäfte ist eine notarielle Vollmacht nötig.

Nicht nur rechtlich, sondern auch organisatorisch sollte die Arztpraxis auf einen plötzlichen Ausfall des Inhabers vorbereitet sein. Festlegung von Zuständigkeiten und Arbeitsabläufen sowie die Dokumentation wichtiger Adressen und Termine helfen, den reibungslosen Betriebsablauf auch bei längerer Abwesenheit des Leitenden sicherzustellen.

Zusätzlich ist es wichtig, dass die Angehörigen einen schnellen Zugriff auf die den Betrieb und den privaten Bereich betreffenden Unterlagen haben. Dazu gehören neben persönlichen Daten unter anderem laufende Verträge, Aufstellung der Kapital- und Vermögensanlagen und Unterlagen zu bestehenden Konten und Guthaben. Bedeutsam ist auch die digitale Welt! Ohne eine Übersicht sämtlicher Accounts mit den zugehörigen Benutzernamen und Kennwörtern ist man schnell von vielen digitalen Diensten abgeschnitten und gehen Dokumente oder Firmengeheimnisse verloren.

Dies alles gehört in einen »Notfallordner«. Hier ist ein Spagat nötig: Auf der einen Seite muss der Ordner sicher aufbewahrt werden, damit unbefugte keinen Zugang zu sensiblen Informationen erlangen. Andererseits müssen Berechtigte von dem Ordner wissen und im Notfall zügig darauf zugreifen können. Es geht immerhin um das eigene Lebenswerk, das bei Krankheit oder Tod des Inhabers nicht führungslos dastehen soll.

Wer sichergehen will, dass sein Vermögen auch nach dem Tod in die richtigen Hände gelangt, muss ein Testament oder einen Erbvertrag verfassen. Denn wenn zu Lebzeiten keine Regelungen getroffen werden, tritt die gesetzliche Erbfolge ein. Diese kann zu Ergebnissen führen, die nicht im Sinne des Verstorbenen sind.

Doch das Testament dient nicht nur zur Absicherung des Ehepartners. Es hilft auch, die Nachfolge der Praxis zu regeln oder eine unwirtschaftliche Verteilung des Nachlasses unter einer Vielzahl von Erben zu vermeiden. Durch die Festlegung, welche Person welchen Besitz erhalten soll, kann auch Streit zwischen den Erben vermieden werden. Aufgrund der verschiedenen Gestaltungsmöglichkeiten rund um das Thema Erbrecht und Testament sollte man Beratung beim Rechtsanwalt oder Notar wahrnehmen und für steuerliche Überlegungen den persönlichen Berater hinzuziehen.

Auch sehr wichtig: Gibt es minderjährige Kinder in der Familie, ist eine Sorgerechtsvollmacht oder -verfügung sinnvoll. Sie legt fest, wer bei Handlungsunfähigkeit beziehungsweise im Todesfall der Eltern oder eines Elternteils die elterliche Sorge übernehmen soll.

Viele der beschriebenen Unsicherheiten können durch eine rechtzeitige Nachfolgeplanung vermieden werden. Denn die Perspektiven für einen geordneten Übergang sind umso besser, wenn dieser zu einem frühen Zeitpunkt in die Wege geleitet wird. Durch rechtzeitiges Handeln behält man selbst noch das Heft in der Hand und kann Zeitpunkt und Formalitäten der Nachfolge selber bestimmen.

In anderen Fällen bleibt den Angehörigen oder den Erben nur der Verkauf der Praxis. Herausforderung ist, einen Interessenten zu finden und sich auf einen Kaufpreis zu einigen. Hier helfen die im »Notfallkoffer« zusammengetragenen Informationen, den Betriebsübergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.