Voraussetzungen für die Anerkennung von Bewirtungskosten

Ein geschäftlicher Anlass der Bewirtung liegt vor, wenn mit den Bewirteten eine Geschäftsbeziehung bereits besteht oder angebahnt werden soll. Auch die Bewirtung von Besuchern des Betriebs oder die Bewirtung von Arbeitnehmern aus verbundenen Unternehmen gelten als geschäftlich veranlasst.

Als Bewirtung im steuerlichen Sinne gilt die Darreichung von Speisen, Getränken und Genussmitteln zum sofortigen Verzehr. Aufwendungen im Zusammenhang mit einer Produktvorstellung beziehungsweise Verkaufsaktion oder die Darreichung von (nicht alkoholischen) Aufmerksamkeiten wie beispielsweise Kaffee oder Gebäck im Rahmen eines geschäftlichen Anlasses sind nicht im Begriff eingeschlossen. Diese Aufwendungen sind unbeschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben.

Die Bewirtungsaufwendungen umfassen auch eng mit der Bewirtung zusammenhängende Ausgaben, zum Beispiel für den Transport zum Bewirtungsort, Trinkgeld an den Unternehmer und Garderobe. Die Aufwendungen, die auf den teilnehmenden Unternehmer oder dessen Arbeitnehmer entfallen, unterliegen ebenfalls dem beschränkten Betriebsausgabenabzug. Der Vorteil in Form der erhaltenen Bewirtung führt beim Arbeitnehmer nicht zu Arbeitslohn.

Von Bewirtungsaufwendungen abzugrenzen sind Repräsentationsaufwendungen, welche vorrangig dem persönlichen Ansehen dienen, zum Beispiel wenn Geschäftsfreunde zur Jagd oder zum Golfen mitgenommen werden. Diese Aufwendungen gelten meist als gemischt – sowohl privat als auch beruflich – veranlasst und werden nur beschränkt als Betriebsausgaben anerkannt.

Von den geschäftlich veranlassten Bewirtungen sind auch ausschließlich betriebsinterne Bewirtungen von Arbeitnehmern zu unterscheiden. Hier spricht man von Bewirtungen aus allgemeinem betrieblichem Anlass. Diese Aufwendungen sind in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Regelmäßig stellt die erhaltene Mahlzeit Arbeitslohn in Form eines Sachbezugs für den Arbeitnehmer dar. Erfolgt die Bewirtung aus überwiegend privatem Anlass, führen die Aufwendungen zu steuerlich nicht zu berücksichtigenden Kosten der privaten Lebensführung.

Neben den im Anschluss geschilderten Voraussetzungen sind die Bewirtungskosten nur dann zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abziehbar, wenn sie angemessen sind. Angemessen sind Aufwendungen, wenn sie ein ordentlicher und gewissenhafter Unternehmer angesichts des erwarteten Vorteils aus der Bewirtung auf sich genommen hätte. Dies ist im konkreten Einzelfall unter anderem an der Branche und der Unternehmensgröße zu beurteilen.

Sind aber unangemessene Aufwendungen getätigt worden, welche sich nur auf Teile der Bewirtung beziehen, kommt eine Trennung dieser Aufwendungen von den angemessenen in Betracht, sodass nur die unangemessenen Aufwendungen einem vollständigen Abzugsverbot unterliegen.

Zum Abzug der angemessenen Aufwendungen erfordert das Gesetz einen schriftlichen Nachweis über:

• Ort und Tag der Bewirtung
• Teilnehmer
• geschäftlicher Anlass mit konkreter Bezeichnung (zum Beispiel reicht »Arbeitsgespräch« zur Prüfung des geschäftlichen Anlasses nicht aus)
• Höhe der Aufwendungen

Die gesetzlich geforderten Angaben müssen zeitnah gemacht werden.

Das gegebene Trinkgeld wird nur anteilig als Betriebsausgabe anerkannt, wenn es auf der maschinell erstellten Rechnung ausgewiesen ist oder wenn der Empfänger des Trinkgelds den Erhalt auf der Rechnung quittiert.

Fand die Bewirtung nicht in den eigenen Geschäftsräumen, sondern in einem Bewirtungsbetrieb statt, ist die Rechnung zwingend dem Eigenbeleg hinzuzufügen. Die Rechnung ersetzt die Angaben zum Ort und Tag der Bewirtung sowie der Höhe der Aufwendungen. Anlass und Teilnehmer der Bewirtung müssen zusätzlich nachgewiesen werden. Häufig bieten Bewirtungsrechnungen bereits vorgegebene Felder zur Eintragung vom Anlass und den Teilnehmern sowie zum Leisten der Unterschrift, sodass ein zusätzlicher Eigenbeleg nicht mehr notwendig ist. Ist ein Eigenbeleg jedoch erforderlich, muss dieser mit der Rechnung verknüpft werden oder mindestens einen gegenseitigen Verweis von Rechnung und Eigenbeleg aufweisen.

Unerheblich, ob direkt auf der Bewirtungsrechnung oder einem zu ihr angefügten Eigenbeleg: Wichtig ist, dass die gemachten Angaben vom Steuerpflichtigen mit einer Unterschrift bestätigt werden. Jeder Steuerpflichtige hat diese Angaben zu dokumentieren, sofern die Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden sollen. Auch Berufsgeheimnisträger haben die Namen der Teilnehmer und den geschäftlichen Anlass konkret zu benennen.

Erhalten Sie eine Bewirtungsrechnung, muss diese die Anforderungen einer ordnungsgemäßen Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes erfüllen. Folgende Angaben müssen auf der Rechnung angegeben sein:

• Name und Anschrift des Leistenden
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers (bei Rechnungen von mehr als 250 Euro brutto)
• Rechnungsdatum
• Menge/Art/Umfang der gelieferten Gegenstände beziehungsweise erbrachten Leistung
• Bruttobetrag
• Steuersatz
• Leistungszeitpunkt (sofern nicht Rechnungsdatum)

Um Manipulationen an Kassendaten zu verhindern, gilt seit dem 1. Januar 2020 eine Pflicht zur Einführung von elektronischen Kassensystemen für Restaurationsbetriebe. Das Kassensystem muss zudem über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Vor diesem Hintergrund wird zur Abzugsfähigkeit von Bewirtungsrechnungen nun von der Finanzverwaltung gefordert, dass ab 1. Januar 2023 jede Bewirtungsrechnung maschinell erstellt ist und die Transaktionsnummer sowie die Seriennummer der TSE auf dem Beleg sichtbar ist (als einzelne Angaben oder in Form eines QR-Codes).

Digitale oder digitalisierte Eigenbelege und Bewirtungsrechnungen werden von der Finanzverwaltung akzeptiert. Voraussetzung ist, dass die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eingehalten werden.

Dies ist wichtig, damit nachträgliche undokumentierte Änderungen an den Dokumenten unmöglich sind sowie auch das Zusammenfügen oder die gegenseitige Verweisung von Eigenbeleg und Bewirtungsrechnung.

Bewirtungsrechnungen aus dem Ausland müssen prinzipiell die gleichen Anforderungen erfüllen. Ist nur eine handschriftliche Rechnung über die Bewirtung vorhanden, muss nachgewiesen werden, dass es in dem betreffenden Land keine Pflicht zur Erstellung maschineller Belege gibt.