Kleinunternehmer – Was ist neu ab 2025?

Zum 1. Januar 2025 sind mit dem Jahressteuergesetz 2024 Änderungen der sogenannten Kleinunternehmerregelung in Kraft getreten. Diese betreffen unter anderem Umsatzgrenzen, die Rechnungsstellung und die steuerliche Behandlung grenzüberschreitender Umsätze und sind im folgenden Artikel für Sie zusammengestellt.

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Vereinfachung für Unternehmen mit geringen Umsätzen, welche bestimmte Grenzen nicht überschreiten. Durch die Kleinunternehmerregelung werden die erbrachten Leistungen von der Umsatzsteuer befreit. Im Gegenzug kann kein Vorsteuerabzug für bezogene Leistungen in Anspruch genommen werden. Da sich der fehlende Vorsteuerabzug in einigen Fällen ungünstig auswirken kann, besteht die Möglichkeit, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten und die normale Umsatzbesteuerung zu wählen. An die Verzichtserklärung ist der Unternehmer dann fünf Jahre gebunden. Ob ein solcher Verzicht im Einzelfall sinnvoll ist, sollten Sie zusammen mit Ihrem persönlichen Berater entscheiden.

Zum 1. Januar 2025 wurden die Umsatzgrenzen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung erhöht:

• Der Netto-Gesamtumsatz des Vorjahres darf 25.000 Euro nicht übersteigen (vorher: 22.000 Euro inklusive Umsatzsteuer).
• Im laufenden Kalenderjahr darf der Netto-Gesamtumsatz 100.000 Euro nicht überschreiten (vorher: 50.000 Euro inklusive Umsatzsteuer).

Was das in der Unternehmenspraxis bedeutet, soll folgendes Beispiel verdeutlichen: Ein Unternehmer, der im Vorjahr 24.500 Euro Netto-Gesamtumsatz und im laufenden Jahr einen Netto-Gesamtumsatz von 95.000 Euro erzielt, bleibt Kleinunternehmer. Wird jedoch die neue 100.000-Euro-Grenze überschritten, erfolgt automatisch der Wechsel zur Regelbesteuerung.

Die neuen Schwellenwerte basieren auf den Nettoumsätzen und nicht mehr wie bisher auf den Bruttoeinnahmen. Eine Prognose zu Jahresbeginn ist nun nicht mehr notwendig. Für die Ermittlung der Umsätze, die zur Überschreitung der Schwellenwerte führen, werden ausschließlich die vereinnahmten Entgelte (Zahlungseingänge) herangezogen.

Aber Achtung: Der steuerfreie Umsatz aus der heilberuflichen Tätigkeit nach § 4 Nr. 14 UStG ist bei der Ermittlung des Netto-Gesamtumsatzes nicht heranzuziehen.

Anders als bisher führt das Überschreiten der 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr ab sofort zum Verlust des Kleinunternehmerstatus. Dies gilt unmittelbar ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird. Das heißt mit dem Umsatz, mit dem der Unternehmer die 100.000-Euro-Grenze überschreitet, entfällt die Besteuerung als Kleinunternehmer. Dabei unterliegt schon der Umsatz der Regelbesteuerung, mit dem die Umsatzgrenze von 100.000 Euro überschritten wird.

Das heißt, wenn ein Arzt beispielsweise bis November 98.000 Euro Gesamtumsatz (ohne heilberufliche Leistungen) erzielt und im Dezember weitere 4.000 Euro tätigt, überschreitet er damit die Umsatzgrenze. Was zur Folge hat, dass der Unternehmer mit den 4.000 Euro bereits der Regelbesteuerung unterliegt.

Ab 2025 können deutsche Unternehmer die Kleinunternehmerregelung auch in anderen EU-Staaten nutzen und umgekehrt. Für Umsätze im EU-Ausland müssen diese künftig an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) gemeldet werden.

Wichtige Neuerungen:

• Vergabe einer Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (KU-IdNr.).
• Vierteljährliche Umsatzmeldungen an das BZSt auf elektronischem Weg.

Allerdings laufen die Arbeiten zur Einführung der KU–IdNr. noch beim BZSt. Daher können diese derzeit noch nicht beantragt werden.

Dazu noch ein Hinweis: Sollten finanzbuchhalterische Arbeiten für den Kleinunternehmer bisher nur jährlich durchgeführt worden sein, sollte bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten die vierteljährliche Meldung beachtet werden.

Ab 2025 gelten die Umsätze von Kleinunternehmern offiziell als umsatzsteuerbefreit, anstatt wie bisher lediglich steuerlich nicht erhoben zu werden.

Kleinunternehmer dürfen vereinfachte Rechnungen ausstellen. Allerdings müssen diese folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und Leistungsempfängers
• Steuernummer oder USt-IdNr./KU-IdNr.
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Entgelt in einer Summe
• Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG

Die Vereinfachung bei der Rechnungserstellung bringen einige Vorteile mit sich. So spart beispielsweise ein Zahnarzt Zeit sowie Aufwand bei der Erstellung bei einer Rechnung für ein Bleaching und das, Dank der vereinfachten Anforderungen.

Kleinunternehmer bleiben von der Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen befreit, müssen jedoch in der Lage sein, diese zu empfangen. Zudem müssen sie E-Rechnungen entsprechend den GoBD-Grundsätzen elektronisch und unveränderbar archivieren können.

Die bisherige Pflicht, Umsätze im Gründungsjahr auf ein volles Kalenderjahr hochzurechnen, entfällt ab 2025. Das erleichtert neuen Praxen den Einstieg. Um das unterjährige Überschreiten der neuen Umsatzschwelle von 100.000 Euro effektiv zu überwachen, sollten folgende Maßnahmen ergriffen werden:

1. Monatliche oder vierteljährliche Umsatzprüfungen.
2. Einrichtung einer Warnfunktion.
3. Frühzeitige Kalkulation undAufstellung der Umsätze sowie Jahresumsätze.

Ab dem Jahr 2025 muss der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung spätestens bis zum Ende der Frist zur Abgabe der Steuererklärung für steuerlich beratene Steuerpflichtige erklärt werden. Das bedeutet, dass die Erklärung spätestens am letzten Tag des Februars des zweiten Kalenderjahres nach dem betreffenden Besteuerungszeitraum erfolgen muss. Der Verzicht tritt rückwirkend zum Beginn des Besteuerungszeitraums in Kraft, für den er gilt. Diese Entscheidung bindet für mindestens fünf Jahre.

Das bedeutet, für das Jahr 2025 muss der Verzicht spätestens bis zum 28. Februar 2027 erklärt werden. Er gilt dann rückwirkend ab dem 1. Januar 2025. Der Unternehmer bleibt jedoch fünf Jahre an die Regelbesteuerung gebunden.

Final kann man definitiv sagen, dass das aktuelle Jahr viele Änderungen für Kleinunternehmer mit sich gebracht hat. Für einen besseren Überblick folgt eine kurze Zusammenfassung.

1. Sofortiger Wechsel zur Regelbesteuerung

• Anders als bisher ist das Überschreiten der Grenze nun nicht erst zum Folgejahr relevant. Stattdessen wird die Kleinunternehmerregelung sofort beendet, sobald die 100.000-Euro-Grenze überschritten wird.
• Ab diesem Zeitpunkt müssen alle weiteren Umsätze mit Umsatzsteuer ausgewiesen und die Umsatzsteuer ans Finanzamt abgeführt werden.

2. Steuerfreie Umsätze bis zur Grenze

• Alle bis zur Grenze von 100.000 Euro erbrachten Umsätze bleiben steuerfrei.Erst ab dem Überschreiten der Grenze wird die Umsatzsteuerpflicht wirksam.

3. Keine rückwirkende Korrektur

• Das bedeutet, dass bereits vor der Überschreitung der Grenze getätigte Umsätze nicht nachträglich steuerpflichtig werden.

4. Pflichten für den Unternehmer

• Der Unternehmer muss ab dem Zeitpunkt der Überschreitung eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen, Umsatzsteuer in Rechnungen ausweisen und Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.

Das ist eine wesentliche Verschärfung gegenüber der bisherigen Regelung, bei der eine Prognose des Umsatzes galt und ein unterjähriges Überschreiten unschädlich war.

Die Reform der Kleinunternehmerregelung bringt somit sowohl Erleichterungen als auch neue Herausforderungen mit sich. Ab 2025 steigt die Kleinunternehmer-Netto-Umsatzgrenze auf 25.000 Euro (Vorjahr) und 100.000 Euro (laufendes Jahr). Wird die 100.000-Euro-Grenze überschritten, gilt sofort die Regelbesteuerung – vorherige Umsätze bleiben steuerfrei. Kleinunternehmer sind von der e-Rechnungspflicht befreit. Zudem können nun auch EU-Unternehmer die deutsche Kleinunternehmerregelung nutzen und umgekehrt. Ein neues Meldeverfahren beim BZSt sorgt für die Umsetzung.

Sollten Sie Kleinunternehmer sein und es besteht die Möglichkeit, dass Sie die 100.000-Euro-Grenze im Kalenderjahr übersteigen, sollten Sie regelmäßige Prognosen über Ihren Umsatz erstellen und sobald eine Grenzüberschreitung absehbar ist, frühzeitig Kontakt zu Ihrem persönlichen Berater aufnehmen.