Die E-Rechnung kommt ab 2025

Die Verwendung der E-Rechnung ist ab dem Jahr 2025 für Unternehmer verpflichtend. Zu einem späteren Zeitpunkt wird die transaktionsbezogene Meldung von Umsätzen im B2B-Bereich an ein bundeseinheitliches elektronisches System der Verwaltung eingeführt. Für dieses Meldesystem ist die E-Rechnung Voraussetzung.

Als E-Rechnung gilt jede Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format muss die elektronische Verarbeitung ermöglichen und bestimmten technischen Vorschriften entsprechen.

In Deutschland stehen hierfür das »ZUGFeRD-Format« sowie die »XRechnung« zur Verfügung. Das ZUGFeRD-Format wandelt eine gewöhnliche PDF-Datei in eine PDF-Datei mit strukturierten XML-Rechnungsdaten um, wodurch eine automatische und elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht wird. Die auslesbaren XML-Daten machen die Datei zu einer E-Rechnung. In der Regel bleibt eine PDF-Datei weiterhin sichtbar, während die XML-Daten im Hintergrund erscheinen. Die XRechnung ist ein rein strukturiertes Datenformat. Die Inhalte der Rechnung sind festgelegt und können automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden.

Die Rechnungsschreibungsprogramme müssen diese Möglichkeiten zur Verfügung stellen. In der täglichen Praxis wird für die Unternehmer aber kaum ein Unterschied zu bemerken sein. Eine Zustimmung des Rechnungsempfängers zu einer im neuen Format übermittelten Rechnung ist nicht erforderlich. Der Rechnungsaussteller ist nicht verpflichtet, zu prüfen, ob der Rechnungsempfänger über die technischen Voraussetzungen verfügt, die Rechnung im neuen Format zu lesen.

Alle übrigen Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder in Papierform übermittelt werden, gelten als sonstige Rechnungen. Dies umfasst auch einfache PDF- oder Bild-Dateien.

Für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise gemäß §§ 33 und 34 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) können weiterhin alle Arten von Rechnungen verwendet werden.

Der Gesetzgeber ist sich bewusst, dass insbesondere kleinere Unternehmen, die bisher ohne Rechnungsschreibungsprogramme gearbeitet haben, eine Übergangsregelung benötigen. Die folgenden Zeiträume sind deshalb geregelt:

• 2025 und 2026: Vom 1. Januar 2025 bis zum  31. Dezember 2026 kann alternativ zu einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format verwendet werden, sofern der Empfänger hierin einwilligt. 
  Wir empfehlen, diesen Zeitraum zu nutzen, um sich auf die Formvorschriften vorzubereiten.
• Ab 2027: Ab dem 1. Januar 2027 greift die Übergangsregelung nur noch bei Unternehmern, die 2026 einen Gesamtumsatz von bis zu 800.000 Euro erzielt haben.
  Für Unternehmer mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz in 2026 heißt das, dass die E-Rechnung ab jetzt obligatorisch ist.

Da der Gesamtumsatz für das Jahr 2026 teilweise erst im Jahr 2027 feststeht, ist eine vorausschauende Planung erforderlich.