Muss für ein Botenfahrzeug immer ein Fahrtenbuch geführt werden?

Der Gesetzgeber hat den Grundsatz aufgestellt, dass bei jedem Fahrzeug, das auch für die private Nutzung zur Verfügung stehen könnte, der Vorteil aus einer möglichen Privatnutzung zu versteuern ist. Dabei ist es unerheblich, ob tatsächlich keine privaten Fahrten durchgeführt werden. Dies gilt sowohl für eine mögliche Nutzung durch Sie als Unternehmer oder durch Ihre Angestellten. Die Bewertung des geldwerten Vorteils kann entweder im Rahmen der Ein-Prozent-Methode oder der Fahrtenbuchmethode durchgeführt werden.

Der Bundesfinanzhof hat schon vor vielen Jahren geurteilt, dass die Ein-Prozent-Regelung nicht für Fahrzeuge gilt, die aufgrund ihrer objektiven Beschaffenheit und Einrichtung typischerweise so gut wie ausschließlich zur Beförderung von Gütern bestimmt sind. Dies sind beispielsweise Montage-, Kastenwagen oder Sprinter mit typischem Innenausbau zum Transport von beispielsweise Medikamenten, Waren, Materialien oder Werkzeugen. Für diese Fahrzeuge schließt die Finanzverwaltung eine private Nutzung von vorneherein aus.

Sind die Botenfahrzeuge jedoch PKWs, die vom Grundsatz für den normalen Gebrauch gefertigt wurden, wird die Möglichkeit zur privaten Nutzung automatisch von der Finanzverwaltung angenommen. Dabei spielt es keine Rolle, ob tatsächlich Privatfahrten stattfinden oder nicht.

Dieser Annahme muss der Unternehmer beziehungsweise der Angestellte, der die Botenfahrten durchführt, widerlegen, um der Versteuerung im Rahmen der Ein-Prozent-Regelung zu entgehen. Dies kann auf folgende Arten geschehen:

Können mehrere Angestellte ein Botenfahrzeug nutzen, handelt es sich um ein »Poolfahrzeug«. Hierbei kann der Unternehmer gegenüber allen Angestellten ein privates Nutzungsverbot des Botenfahrzeugs aussprechen. Dieses ist schriftlich für jeden Mitarbeiter zu dokumentieren. Entscheidend ist, dass dieses Privat-Nutzungsverbot nachweisbar umgesetzt wird. Dies kann unter anderem dadurch erfolgen, dass der Schlüssel des Botenfahrzeuges nach der Arbeitszeit beim Unternehmer verbleibt. Die Gestattung der Nutzung des Fahrzeugs für Fahrten zwischen Wohnung und Apotheke führt grundsätzlich zur Besteuerung eines geldwerten Vorteils beim Arbeitnehmer.

Ist ein Fahrzeug einem einzelnen Mitarbeiter zugeordnet oder wird kein Nutzungsverbot ausgesprochen, werden von der Finanzverwaltung sowohl Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte als auch eine private Nutzung angenommen. Diese Annahme der Finanzverwaltung kann nur mit einem Fahrtenbuch widerlegt werden.

Bei reinen Kurierfahrten gibt es Erleichterungen für die Aufzeichnung, wenn regelmäßig große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurückgelegt werden. Hier muss der Fahrer das Datum, die Uhrzeit, den Kilometerstand zu Beginn und Ende der Kurierfahrt angeben. Zu Reisezweck, Reiseziel sowie aufgesuchten Geschäftspartnern ist anzugeben, welche Kunden an welchem Ort besucht wurden. Angaben zu den Entfernungen zwischen den verschiedenen Orten sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern erforderlich.

Werden regelmäßig dieselben Kunden aufgesucht, wie zum Beispiel bei Lieferverkehr, können diese mit Namen und (Liefer-)Adressen in einem Kundenverzeichnis unter einer Nummer geführt werden, unter der sie später identifiziert werden können. Das entsprechende Verzeichnis ist dem Fahrtenbuch beizufügen. In diesem Fall bestehen keinerlei Bedenken, als Erleichterung für die Führung eines Fahrtenbuches die Nummern der aufgesuchten Geschäftspartner aufzuzeichnen. Daneben müssen ebenfalls Daten zu Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchtem Geschäftspartner eingetragen werden. Aber auch der jeweilige Kilometerstand zu Beginn sowie Ende und das Datum der Lieferfahrten sind zu dokumentieren.

Beim Fahrtenbuch sind zwei Varianten möglich. Einmal die »gute alte« handschriftliche Dokumentation in einem Papier-Fahrtenbuch. Es gibt jedoch auch steuerlich anerkannte digitale Varianten. Der Deutschen Steuerberaterverband e.V. empfiehlt dabei das Programm SPOTS des Unternehmens »Vimcar«.

Somit wird mit einem Fahrtenbuch verhindert, dass Sie als Unternehmer beziehungsweise Ihre Mitarbeiter, die das Botenfahrzeug nutzten, pauschal angenommene Privatfahrten zu versteuern haben. Denn ohne einen widerlegbaren Nachweis ist die Ein-Prozent-Regelung unumstößlich anzuwenden.