Kennen Sie Ihre »Zeitfresser«?

Arbeiten Sie im Unternehmen 60 Stunden pro Woche und haben trotzdem nie das Gefühl, voranzukommen? Lassen Sie wichtige Dinge unerledigt und fühlen sich überfordert? Dann sollten Sie dringend Ihr Zeitmanagement angehen.

Bevor Sie Ihre Zeit für spezifische Aufgaben einteilen, analysieren Sie bitte, wie Sie Ihre Arbeitszeit verbringen. Nehmen Sie sich ein paar ruhige Minuten am Ende des Arbeitstags, um zu reflektieren, womit Sie beschäftigt waren. Schreiben Sie auf, wie viel Zeit Sie heute womit verbracht haben. Wenn Sie bei diesem Prozess exakt vorgehen, erkennen Sie innerhalb von zwei bis drei Wochen, wann Sie produktiv waren und wann Sie Zeit verschwendet haben. Sie werden jeden Tag feststellen, dass unerwartete Ereignisse auftreten können, welche Sie davon abhalten, wichtige Aufgaben auszuführen. Durch das Zeitprotokoll können Sie jedoch zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben unterscheiden.

Eine professionelle Zeitplanung beinhaltet die Definition von kurz- und langfristigen Zielen, auf die Sie Ihre Arbeitszeit ausrichten sollten. Möglicherweise machen Sie Fortschritte und erledigen Ihre Aufgaben in kürzerer Zeit, aber dennoch fühlen Sie sich unzufrieden. Dies könnte daran liegen, dass Sie Ihre Zeit gerne für andere Dinge verwenden möchten, die über den normalen Tagesablauf hinausgehen. Zeitmanagement soll Ihnen helfen, mehr Freizeit für strategische Planung zu gewinnen oder einfach zur Verbesserung Ihrer Lebensqualität beitragen.

Bei einem Großteil der Arbeit orientiert man sich nicht an der Wichtigkeit der Aufgabe, sondern an Vorlieben, am Druck anderer oder an vielerlei Zufällen. Die Kunst, Wesentliches vom Unwesentlichen zu unterscheiden, ist daher ein Erfolgsfaktor. Das Zeitmanagement soll Ihnen helfen, Ihre Prioritäten zu setzen und dringende, aber unwichtige Aufgaben abzugeben, zurückzulassen oder zu löschen. Ordnen Sie Ihre Aufgaben anhand der Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit ein. Sie erhalten so vier Gruppen, mit unterschiedlichen Lösungsansätzen:

1. Aufgaben, die wichtig und dringend sind.
Lösung: Sofort angehen! Ihnen drohen Nachteile, wenn Sie diese Angelegenheit auf die lange Bank schieben.

2. Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind.
Lösung: Terminieren! Legen Sie diese Arbeit auf einen festen Termin im Kalender und halten Sie diesen ein.

3. Aufgaben, die unwichtig sind, aber eilig.
Lösung: Delegieren! Übergeben Sie die Aufgabe an ein Teammitglied.

4. Aufgaben, die unwichtig und nicht eilig sind.
Lösung: Ignorieren! Wird dieses Thema später wichtig oder eilig, wird neu priorisiert.

Wenn Sie mit dem Zeitmanagement beginnen, haben Sie möglicherweise noch keine Vorstellung davon, wie lange bestimmte Aufgaben dauern. Lassen Sie daher jeden Tag 30 bis 40 Prozent Zeitpuffer für unvorhergesehene Ereignisse!

Neben der Führung des Terminplans und der Entscheidung für Prioritäten ruht das Zeitmanagement auf einer dritten Säule. Machen Sie sich auf die Suche nach Störfaktoren und beseitigen Sie Ihre persönlichen Zeitfresser. Davon gibt es drei verschiedene Arten:

1. Störungen durch Personen: Ihr Team kann Sie jederzeit und uneingeschränkt sprechen und mit Ihnen ein Schwätzchen halten. Die Familie, Geschäftspartner und Patienten können Sie jederzeit erreichen.

2. Störungen durch äußere Einflüsse: Das Büro ist stickig, überheizt oder zu kalt. Radio, Klingel, Handy und Computer senden laufend akustische Signale, die Sie aus der Konzentration bringen. Auf Ihrem Schreibtisch türmen sich Unterlagen als Zeichen unerledigter Aufgaben.

3. Störungen, die in uns selbst liegen: Sie selbst tragen Hindernisse für eine effektive Nutzung der begrenzten Zeit in sich. Dazu zählen mangelnde Motivation, Träumerei und Trägheit. Übermäßiges Grübeln ist genauso ineffektiv wie hastiger Alarmismus. Ängste und Sorgen rauben Ihnen viel Energie und Zeit. Plauderei kann dazu führen, dass Sie zu lange telefonieren oder die Kollegen in Gespräche verwickeln.

Die ersten beiden Störungen können Sie verhindern, indem Sie feste Zeiten für Büroarbeit und Ruhepausen planen, Termine setzen und den Raum verbessern. Die Überwindung innerer Hindernisse erfordert viel Kraft und Aufmerksamkeit. Es ist ein Prozess kritischer Reflexion, der mit viel Selbstdisziplin durchgeführt werden muss.

Wenn wir schwierige oder unangenehme Dinge aufschieben, werden sie meist noch schlimmer. Überlegen Sie ehrlich, in welchen Situationen Sie so handeln und warum. Gewöhnen Sie sich stattdessen an, Ihre Aufgaben in geschlossenen Blöcken nacheinander abzuarbeiten und schwierige Aufgaben in Einzelteile zu zerlegen. Oftmals versuchen wir, mehrere Aufgaben innerhalb unseres begrenzten Arbeitstages zu erledigen. Dadurch entsteht jedoch unnötiger Druck, da wir im Kopf einen Berg von Aufgaben anhäufen. Planen Sie stattdessen nur eine Aufgabe durch und notieren Sie alle späteren im Terminplan, sodass sie nicht in Vergessenheit geraten.

Sie werden merken, dass es kein Problem ist, wenn Sie nicht alle Aufgaben sofort erledigen. Wichtig ist nur, dass Sie die eiligen und wichtigen Aufgaben terminiert haben, damit Sie Schritt für Schritt vorangehen können. Fangen Sie keine neuen Aufgaben an, bevor Sie die davor angesetzte Arbeit abgeschlossen haben.